DATEV EXTF Export

DATEV-EXTF-Export erstellen: Aufbau, Belegbilder und Delta-Export erklärt

Aktualisiert am · 7 Min. Lesezeit

Der DATEV-EXTF-Export ist die Schnittstelle, über die vorbereitete Buchhaltung in die Welt des Steuerberaters gelangt. Wer Belege automatisiert erfasst, will am Ende genau eine Datei haben, die der Steuerberater unverändert einspielen kann. Dieser Beitrag erklärt, was EXTF bedeutet, wie die Datei aufgebaut ist und worauf es bei Belegbildern und Delta-Exporten ankommt.

Was ist das EXTF-Format?

EXTF steht für „Export-Format” und ist das standardisierte CSV-basierte Format von DATEV für den Import von Buchungsstapeln in DATEV Rechnungswesen (z. B. Kanzlei-Rechnungswesen pro). Eine EXTF-Datei beginnt mit einem Header, der das Format, die Version und Metadaten beschreibt, gefolgt von den einzelnen Buchungszeilen.

Ein vereinfachter Auszug sieht so aus:

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";...
92,15;"S";"EUR";4530;1200;9;"Shell Tank 15.11.";"ER-247"
312,40;"S";"EUR";4985;1200;9;"OBI Kleingerät";"ER-246"

Jede Zeile enthält Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Währung, Konto und Gegenkonto, Buchungsschlüssel sowie Buchungstext und Belegfeld. Die Konten stammen aus dem Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04.

Warum Belegbilder dazugehören

Ein reiner Buchungsstapel reicht in der Praxis nicht. Für eine prüfungssichere Buchhaltung müssen die Belegbilder mit den Buchungen verknüpft sein. DATEV nutzt dafür das BELEGLINK-Feld, das auf die hinterlegte Bilddatei verweist. So sieht der Steuerberater zu jeder Buchung den Originalbeleg, ohne ihn separat suchen zu müssen — eine Grundvoraussetzung für eine GoBD-konforme Archivierung.

Voll- oder Delta-Export?

Bei wiederkehrenden Exporten stellt sich die Frage, ob jedes Mal alle Buchungen oder nur die neuen übergeben werden:

  • Vollexport: Alle Buchungen eines Zeitraums (z. B. eines Monats) werden exportiert. Sinnvoll beim ersten Lauf oder bei einer kompletten Neuübergabe.
  • Delta-Export: Nur die Buchungen seit dem letzten Export werden übergeben. Das vermeidet Dubletten und hält die Übergaben schlank — ideal, wenn mehrmals im Monat exportiert wird.

Ein sauberer Delta-Export setzt voraus, dass das System weiß, welche Buchungen bereits übergeben wurden. Das gelingt nur mit einer eindeutigen, fortlaufenden Kennzeichnung jeder Buchung.

Häufige Stolperfallen

Beim manuellen Erstellen von EXTF-Dateien gehen die meisten Fehler auf wenige Ursachen zurück:

  1. Falsche Dezimaltrennung. EXTF erwartet das deutsche Komma als Dezimaltrenner. Ein Punkt führt zu Importfehlern.
  2. Inkonsistente Belegfelder. Wenn Belegnummern nicht eindeutig sind, lässt sich später kein Beleg mehr einer Buchung zuordnen.
  3. Fehlende Versionierung. Eine EXTF-Datei muss zur DATEV-Programmversion des Steuerberaters passen, sonst wird sie abgelehnt.
  4. Buchungsschlüssel vergessen. Ohne korrekten BU-Schlüssel stimmt die Umsatzsteuer nicht.

Vom Beleg zur fertigen EXTF-Datei

Automatisierungs-Software nimmt Ihnen die Formatarbeit komplett ab: Aus den extrahierten Belegdaten und der Kontierung entsteht direkt eine valide EXTF-Datei mit verknüpften Belegbildern — inklusive Hash-Kette für die Revisionssicherheit. Der Steuerberater spielt sie ein, ohne nachzupflegen.

Fazit

Der DATEV-EXTF-Export ist kein Hexenwerk, aber fehleranfällig, wenn man ihn von Hand baut. Wer die Belegerfassung automatisiert, erhält die EXTF-Datei als nativen Output — sauber, versioniert und mit Belegbildern. Das ist der Punkt, an dem aus „vorbereiteter” Buchhaltung übergebbare Buchhaltung wird.

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