GoBD & Audit
Revisionssichere EÜR-Buchhaltung. Konkret erklärt — nicht als Marketing-Label.
Konform mit den GoBD-Anforderungen.
Die GoBD nennen sechs Grundsätze. Hier steht, wie Belegfluss jeden einzelnen technisch umsetzt — ohne Marketing-Worthülsen.
- Nachvollziehbarkeit Jede Buchung ist von Beleg über Vorschlag und Korrektur bis zum EXTF-Export rückverfolgbar.
- Vollständigkeit Alle eingegangenen Belege werden erfasst; nichts wird stillschweigend verworfen.
- Richtigkeit Konfidenz-Score und Klärungs-Stapel verhindern, dass unsichere Buchungen festgeschrieben werden.
- Zeitgerechtheit Belege werden zeitnah verarbeitet, Buchungsstapel pro Periode festgeschrieben.
- Ordnung Strukturierte Ablage nach Mandant, Periode und Buchungsstapel — maschinell auswertbar.
- Unveränderbarkeit SHA-256 Hash-Kette über festgeschriebene Sätze; nachträgliche Änderungen sind erkennbar oder ausgeschlossen.
Hash-Kette per SHA-256.
Jeder festgeschriebene Buchungssatz erhält einen SHA-256-Hash, in den der Hash des Vorgängersatzes einfließt. So entsteht eine Kette: Wer einen einzigen Eintrag nachträglich verändert, bricht den Hash aller folgenden Sätze.
Beim Audit-Lauf wird die gesamte Kette neu berechnet und gegen die gespeicherten Hashes verglichen. Eine Manipulation ist binnen Sekunden sichtbar — inkl. genauem Eintrag, ab dem die Kette bricht.
- SHA-256, deterministische Serialisierung der buchungsrelevanten Felder
- Genesis-Hash je Mandant und Wirtschaftsjahr
- Audit-Tool prüft die Kette auf Knopfdruck
- Bricht die Kette, wird der erste abweichende Satz markiert
Wer hat wann was geändert.
Jede Änderung — Beleg-Upload, Extraktion, Kontierungsvorschlag, manuelle Korrektur, Freigabe, Festschreibung, Storno — wird mit Zeitstempel, User-ID, IP, Vor- und Nachwert geloggt. Der Audit-Trail ist append-only.
Für Prüfer ist der Trail je Beleg, je Buchung und je Periode filterbar und vollständig exportierbar (CSV / JSON).
- Append-only Log, separat von der Buchungs-Datenbank
- Felder: Zeitpunkt, Benutzer, IP, Aktion, Vor-/Nachwert
- Filterbar nach Mandant, Beleg, Buchung, Periode
- Export als CSV oder JSON, signiert mit Tagesschlüssel
Wann ein Stapel zu wird — und was dann gilt.
Ein Buchungsstapel wird festgeschrieben, sobald die Periode geschlossen oder der DATEV-Export erzeugt wird. Ab diesem Moment ist der Stapel nur noch über dokumentierte Storno- und Neubuchungen änderbar — die Originale bleiben erhalten.
Die Festschreibung ist ein ausdrücklicher Akt: Sie sehen, was festgeschrieben wird, und bestätigen explizit. Es gibt keine stille Festschreibung im Hintergrund.
- Festschreibung explizit pro Periode
- Nach Festschreibung nur Storno-Buchungen erlaubt
- Originaleintrag bleibt sichtbar, mit Storno-Hinweis verknüpft
- Festschreibungszeitpunkt im Audit-Trail
Original speichern, nicht nur die Daten.
Belegfluss speichert das hochgeladene Belegoriginal (PDF, JPG, PNG, EML) bit-genau und unveränderbar im Object-Storage. Die extrahierten Daten leben daneben — das Original bleibt der Anker.
Beim DATEV-EXTF-Export wird das Original über das BELEGLINK-Feld referenziert und mit ausgeliefert. Der Steuerberater hat damit das Original immer dabei.
- Bit-genaue Speicherung der Originaldatei (write-once)
- SHA-256 Fingerprint je Datei zur Integritätsprüfung
- Verknüpfung mit Buchungssatz über stabile Beleg-ID
- Export inkl. Originalen via BELEGLINK
Vorlage für Ihre Mandanten-Verfahrensdokumentation.
Die GoBD verlangt eine Verfahrensdokumentation des Mandanten — wir liefern eine vorbereitete Vorlage, die den Belegfluss-Workflow vollständig beschreibt (Beleg-Eingang, Extraktion, Kontierung, Festschreibung, Export, Archivierung).
Sie ergänzen die Vorlage um Ihre internen Prozesse (Zuständigkeiten, Vier-Augen-Prinzip, Mandantenkommunikation) und legen sie zu den Unterlagen.
Vorlage herunterladen (Platzhalter)- Vorlage als Word/DOCX und PDF
- Workflow-Diagramm bereits enthalten
- Platzhalter für mandantenspezifische Prozesse
- Versioniert — Änderungen am Workflow erzeugen neue Revision
8 Jahre — maschinell auswertbar.
Steuerlich relevante Belege und Buchungen werden mindestens 8 Jahre aufbewahrt (Stand 2025; davor 10 Jahre). Belegfluss hält sie über die gesamte Frist maschinell auswertbar — kein Print, kein Mikrofilm.
Nach Ablauf der Frist können Daten auf Antrag des Mandanten DSGVO-konform gelöscht werden, soweit keine längeren Aufbewahrungspflichten greifen.
- 8 Jahre Aufbewahrung (Stand 2025), maschinell auswertbar
- Periodische Verlagerung in Cold-Storage, Zugriff jederzeit möglich
- DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf der Frist auf Antrag
- Format bleibt EXTF/CSV/PDF — keine proprietären Wrappers
Ratgeber: GoBD-konforme Belegarchivierung
Ein ausführlicher Artikel zum Hintergrund: Was die GoBD verlangen, wo Kanzleien und Mandanten typischerweise scheitern und wie ein prüfungssicherer Workflow aussieht.
Audit-Zugang & Datenüberlassung.
Im Rahmen einer Betriebs- oder Wirtschaftsprüfung benötigen Sie in der Regel Z1 (Nur-Lese-Zugang), Z2 (maschinelle Auswertung) oder Z3 (Datenträgerüberlassung). Belegfluss unterstützt alle drei Verfahren.
- Anfrage per E-Mail an audit@belegfluss.de mit Mandant und Zeitraum.
- Freigabe durch den Mandanten oder die mandatierte Kanzlei (dokumentiert im Audit-Trail).
- Bereitstellung innerhalb von 2 Werktagen — Z1 als zeitlich befristeter Read-only-Account, Z2 als CSV/JSON-Export, Z3 als signiertes Daten-Paket inkl. Belegoriginalen und Hash-Kette.
- Protokoll über Zugriffe und Exporte erhält die freigebende Stelle automatisch.
Audit vorbereiten oder Belegfluss live sehen.
Fragen Sie eine vollständige Audit-Dokumentation für Ihren Mandanten an oder buchen Sie eine 30-minütige Live-Demo.