Automatische Kontierung mit SKR03 und SKR04: Wie lernende Software Belege zuordnet
Die Kontierung — also die Zuordnung eines Belegs zum richtigen Konto — ist der Schritt, der das meiste Fachwissen verlangt. Welches Konto, welcher Buchungsschlüssel, welcher Umsatzsteuersatz? Genau hier setzt automatische Kontierung an: Software schlägt das passende Konto vor und wird mit jeder Korrektur besser. Dieser Beitrag erklärt, wie das funktioniert.
SKR03 oder SKR04 — was ist der Unterschied?
Beide sind Standardkontenrahmen von DATEV, unterscheiden sich aber in der Gliederungslogik:
- SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut — die Konten folgen dem betrieblichen Ablauf. Er ist historisch weiter verbreitet, besonders bei kleineren Betrieben.
- SKR04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip — die Konten sind an der Struktur von Bilanz und GuV orientiert. Er gilt als moderner und ist bei Neugründungen oft Standard.
Für die EÜR ist entscheidend: Welcher Rahmen verwendet wird, gibt die Kanzlei bzw. der Mandant vor. Gute Automatisierungssoftware unterstützt beide und rechnet die Konten passend in den DATEV-Export um.
Die Rolle des Buchungsschlüssels (BU-Schlüssel)
Der Buchungsschlüssel steuert in DATEV unter anderem die Umsatzsteuerbehandlung. Er entscheidet, ob und mit welchem Satz Vorsteuer oder Umsatzsteuer automatisch gebucht wird. Ein falscher BU-Schlüssel führt zu falscher Umsatzsteuer — einer der häufigsten Fehler beim manuellen Buchen. Automatische Kontierung schlägt deshalb Konto und Buchungsschlüssel gemeinsam vor.
Wie ein lernender Algorithmus kontiert
Beim ersten Beleg eines neuen Lieferanten hat das System noch keine Historie. Es schlägt ein Konto auf Basis von zwei Signalen vor:
- Branche des Mandanten — ein Heizungsbauer bucht anders als eine Arztpraxis oder eine Beratung.
- Belegmerkmale — Lieferant, Positionstexte und Beträge geben Hinweise auf die richtige Kategorie.
Der entscheidende Schritt kommt danach: Sobald Sie eine Buchung korrigieren, merkt sich das System die Zuordnung — und zwar individuell pro Mandant. Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten sitzt der Vorschlag. Ein Beispiel:
| Beleg | Vorschlag | Konfidenz | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1. OBI-Beleg | 4980 Werkzeuge | 62 % | korrigiert auf 4985 |
| 2. OBI-Beleg | 4985 Kleingerät | 93 % | bestätigt |
| 5. OBI-Beleg | 4985 Kleingerät | 99 % | Auto-Bestätigung |
So sinkt der Prüfaufwand mit jedem Monat, in dem das System mit einem Mandanten arbeitet.
Konfidenz-Score: Wissen, wann man hinschauen muss
Ein guter Kontierungsvorschlag kommt mit einem Konfidenz-Score. Er zeigt an, wie sicher sich das System ist. Hohe Werte können per Bulk-Confirm in Sekunden bestätigt werden; niedrige Werte landen in der manuellen Prüfung. So konzentriert sich die menschliche Aufmerksamkeit genau auf die Fälle, die sie brauchen — statt auf jeden Beleg gleichermaßen.
Wiederkehrende Buchungen
Versicherungen, Mieten oder Leasingraten sind jeden Monat gleich. Solche wiederkehrenden Buchungen legt man einmal an; danach werden sie automatisch erkannt und zugeordnet. Das nimmt einen ganzen Block monatlicher Routinebuchungen aus dem manuellen Prozess.
Fazit
Automatische Kontierung ersetzt nicht das Urteil des Buchhalters, sondern verlagert es: vom Eintippen jedes Kontos hin zum Prüfen weniger unsicherer Fälle. Mit SKR03/04-Unterstützung, korrektem Buchungsschlüssel und einem pro Mandant lernenden Algorithmus wird der aufwendigste Schritt der EÜR zur Bestätigungsaufgabe.
Belegfluss kontiert lernend pro Mandant nach SKR03/04 inklusive Buchungsschlüssel. So funktioniert der Workflow · Demo buchen.